Recebeu uma notificação de auditoria da Microsoft?

Periodicamente a Microsoft realiza auditorias em empresas com o objetivo de verificar a conformidade do licenciamento de software. Atualmente existem duas maneiras pelas quais a Microsoft realiza auditorias nas  empresas:

  1. Por meio de denúncias anônimas, onde qualquer indivíduo entra em contato com a Microsoft denunciando uma empresa e a mesma investiga a denúncia decidindo por fiscalizá-la ou não;
  2. O próprio setor de conformidade da Microsoft entra em contato direto com as empresas para realizar a auditoria.

A auditoria Microsoft nada mais é que uma verificação para identificar se todas as licenças que estão instaladas nas máquinas da empresa foram licenciadas corretamente. Isto é, se a empresa possui Nota Fiscal, embalagem, mídia, manual e etiqueta (quando disponível), para comprovar a legalidade do software. Portanto, é de extrema importância manter um controle bem minucioso de todas as compras feitas versus o que está instalado nas máquinas, independentemente da modalidade em que foram compradas. Uma boa prática utilizada é dedicar um recurso para controle e aprovação de novas instalações de softwares.

Em muitas situações, quando a empresa é auditada ela descobre que existem inúmeros softwares instalados que não estão em uso. Isso acontece muito pela falta de conhecimento sobre as regras de licenciamento, onde o funcionário instala o software para fins de teste e não reporta ao setor de compras para que o mesmo seja legalizado. Independentemente disso, para a Microsoft, é contabilizado como software instalado e em ambiente de produção, portanto precisa ser licenciado.

Conheça abaixo o que acontece quando uma empresa é notificada pela Microsoft

  1. Equipe de auditoria Microsoft envia uma notificação para a empresa solicitando o preenchimento do arquivo IM (Inventário Microsoft) onde a empresa informa à Microsoft a lista de todas as licenças ativas;
  2. Comprovação das licenças levantadas no item anterior por meio de Notas Fiscais;
  3. Análise por parte da Microsoft se existe alguma discrepância entre o que está instalado e as Notas Fiscais apresentadas;
  4. Caso sejam identificadas licenças irregulares, a Microsoft irá conceder um prazo para que a empresa legalize o software e apresente a Nota Fiscal.

Se a empresa não regularizar as licenças levantadas pela Microsoft, o caso é encaminhado para o setor jurídico onde a empresa pode vir a ser multada.  

Como o processo de auditoria é uma prática que vem acontecendo com frequência pela Microsoft, algumas empresas contratam serviços de especialistas para apoiá-las com o gerenciamento de software. A prática mais conhecida do mercado para este processo se chama SAM – Software Asset Management, também conhecido como Gerenciamento de Ativos de Software. O SAM é um gerenciamento e controle inteligente dos ativos de software da empresa. Com essa metodologia, a empresa poderá de forma periódica, acompanhar a conformidade dos seus ativos, identificando antecipadamente se há softwares instalados de forma irregular, para então regularizá-los.

Dependendo do nível do serviço de SAM contratado é possível ter também consultoria sobre:

  • Como otimizar suas licenças;
  • O melhor formato de licenciamento para sua empresa;
  • Identificar se há licenças instaladas e não utilizadas;
  • Inventários atualizados periodicamente;

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